Компания Аверс Технолоджи приняла экспертное участие в публикации статьи в альманахе "Ресторан. Кафе. Кофейня".
Какие проблемы
решает система автоматизации? Какие средства для этого использует?
Какие инструменты предоставляет? В этой статье можно найти ответы на все эти вопросы.
Статья посвящена комплексу автоматизации ресторана «Эксперт», но содержит описания
принципов и схем работы, справедливых для любых систем ресторанной автоматизации.
Зачем нужна система автоматизации в
ресторане?
Какие проблемы решает? Какие средства для этого использует? Какие инструменты
предоставляет? В этой статье можно найти ответы на все эти вопросы. Статья
посвящена комплексу автоматизации ресторана »Эксперт», но содержит
описания принципов и схем работы, справедливых для любых систем ресторанной
автоматизации.
Программно аппаратный комплекс
«Эксперт» специально разработан для обеспечения учета и контроля на
предприятиях общественного питания.
Среди основных задач стоящих перед
владельцами предприятий питания, которые помогает решить система автоматизации,
можно выделить четыре:
Борьба с воровством персонала
Улучшение качества обслуживания
Помощь в управлении предприятием
Обеспечение сохранности и конфиденциальности данных
Рассмотрим эти задачи более
подробно.
Борьба с воровством персонала
Компьютерные системы автоматизации
ресторанов существуют в мире довольно давно, и основные принципы защиты от
злоупотреблений персонала уже сформированы.
Выдача гостям распечатанных на
принтере счетов
Этот принцип лежит в основе всех
систем автоматизации, существующих на данный момент. Суть его такова: официант
обязан предоставить посетителю распечатанный счет, в то время как электронная
копия каждого счета хранится в компьютере, и компьютерный учет полученных денег
ведется именно по этим копиям. В результате – официант (бармен, кассир) должен
сдать ровно ту сумму, которая прошла по всем его счетам.
В теории это выглядит очень просто и
действенно, и, действительно, в первые годы существования систем автоматизации,
когда появились первые кассовые аппараты, метод был очень эффективным.
Однако при применении метода на
практике возникает ряд вопросов:
Как обязать официантов выдавать
распечатанный счет?
В настоящее время практически все
посетители московских ресторанов знают о существовании компьютерных систем
автоматизации и привыкли оплачивать только распечатанные счета, но так было
далеко не всегда. Еще два-три года назад в каждом втором ресторане можно было
увидеть табличку, информирующую гостей о том, что официанты обязаны
предоставлять распечатанные на компьютере счета и просьбой обратиться к
администратору, если этого не произошло.
Разумеется, подобного рода способы
работы с публикой подходят не для всех ресторанов. В случае если обратиться за
помощью к посетителям в силу каких-либо причин невозможно, остается лишь один
способ – визуальный контроль. В этом приходится полагаться либо на честность
администратора зала, либо создавать в штатном расписании дополнительную
должность – контролера – и нанимать человека, постоянно находящегося в зале
(или перед экраном монитора с изображением с камеры в торговом зале).
Как быть с отказами?
В процессе работы возникают
различные ситуации, выбивающиеся из простой схемы (например, когда гость
отказывается от блюда, или вспоминает о наличии дисконтной карты уже после
того, как ему принесли чек). Разумеется, такие случаи должны решаться так,
чтобы не создавать неудобств посетителям.
В системе автоматизации
ресторана «Эксперт» эта проблема решается следующим образом.
При печати счета заказ блокируется –
внести в него какие-либо изменения невозможно, единственное доступное действие
– закрытие счета (печать фискального чека). Если возникла необходимость все же
сделать изменения, то требуется снять блокировку (действие "отмена печати
счета" – обычно разрешается только администратору). После снятия блокировки
заказу присваивается статус "после отмены печати", в такой заказ
возможно добавлять блюда, но для удалений, переносов или скидок существуют
специальные действия:
Удаление после отмены печати
Перенос после отмены печати
Ввод скидки после отмены печати счета
Таким образом, систему «Эксперт»
возможно настроить так, что администраторы зала будут иметь право делать отказы
в еще нераспечатанных счетах, но для того, чтобы отменить что-то в счете после
печати им нужно будет звать управляющего. Кроме того, такая организация
действий позволяет легко и просто обнаружить злоупотребления, просто анализируя
протокол работы (с фильтром по действиям) – Вы сразу увидите, кто и как часто
совершал отмену, перенос или давал скидку после снятия блокировки счета.
Ведение калькуляционных карт и автоматический расчет остатков товаров
Вопрос учета в ресторане является
очень важным, и пренебрежение этим аспектом со стороны владельца-управляющего
открывает широкие возможности для недобросовестных сотрудников: от банального
(но от того не менее распространенного) хищения средств, выделенных на закупку
продуктов, до сложных схем, образующихся в результате сговора официантов с
поварами и барменами, реализации продукции ресторана в обход кассы.
Современная система автоматизации
ресторана обязана позволять пользователю:
контролировать в количественно-суммовом выражении
текущие остатки по складу, передачу продуктов, напитков и материалов в
точки продажи, на производство и другие склады
проводить инвентаризация продуктов и напитков, в том
числе полуфабрикатов с возможностью обратного обсчета
составлять калькуляционные карты готовых блюд и
полуфабрикатов с неограниченной вложенностью карт
выполнять автоматический расчет и списание
израсходованных на приготовление блюд продуктов питания и напитков
вести журнал регистрации приготовленных блюд за каждый
день
гибко использовать замены продуктов при списании блюд
по калькуляционным картам
формировать меню с возможностью передачи его в кассовую
систему
отрабатывать данные по списанию и реализации в
бухгалтерский модуль (традиционно бухгалтерский модуль не входит в состав
системы ресторанной автоматизации)
получать необходимые отчеты о движении товаров,
складских остатках, актуальности цен и меню
Правильно используя эти возможности
(правильно распределив функции контроля между сотрудниками управляющего звена),
Вы можете быть уверены, что создали на вашем предприятии условия, при которых
невозможно воровать.
В настоящее время, для реализации функций учета, система «Эксперт» предлагает
на выбор две программы:
Pro-Store Калькуляция и Склад
обладает широкими функциональными возможностями:
система имеет расширенный документооборот
система позволяет учитывать ТМЦ в разных единицах
измерения,
в системе реализована возможность настройки экранных
форм для каждого пользователя, в частности, ширины, порядка следования и
прочих параметров экранной формы, с запоминанием настройки при последующих
сеансах работы
система имеет гибкий инструмент, позволяющий создавать
и печатать любые необходимые формы документов с использованием
возможностей Microsoft Word и Microsoft Excel
система поддерживает различные уровни разграничения
прав доступа пользователей к информации
система имеет механизм журнализации записей (перечень
изменений данных в системе с указанием имени пользователя, вносящего
изменения, даты, времени и характера изменений)
система позволяет поддерживать работу удаленных складов
и точек питания
«1С-Рарус: Общепит»
Типовое решение предназначено для автоматизации оперативного и
бухгалтерского учета на предприятиях общественного питания различного типа
(кафе, бары, рестораны, столовые, предприятия быстрого питания — fast-food, а
также кулинарии и небольшие цеха по производству кондитерских и салатных
изделий). «1C-Рарус: Общепит, редакция 6» — типовое решение, способное оказать
помощь в автоматизации многих функций, выполняемых сотрудниками предприятий
общественного питания, — технологами, шеф-поварами, калькуляторами,
менеджерами, бухгалтерами.
Постоянный контроль за деятельностью персонала (отчеты по сотрудникам)
Система автоматизации ресторана «Эксперт»
предоставляет массу возможностей для оценки работы персонала – отчеты о
выручке, количестве счетов, количестве гостей, проданных товарах, по отказам и
скидкам с детализацией по сотрудникам, отчет по протоколу действий конкретного
сотрудника за период времени – все это позволяет понять насколько хорошо
работает тот или иной официант, бармен, кассир или администратор, вычислить
возможные злоупотребления и определить, заслуженное ли место занимает этот
человек в Вашей компании.
Улучшение качества обслуживания
«Эксперт» – это не просто система учета и контроля.
При разработке системы учитывалось большое число факторов, и не в последнюю
очередь в расчет принималась необходимость предоставления пользователям системы
удобного в работе инструмента, позволяющего организовать четкую и слаженную
работу всех сотрудников всех подразделений предприятия питания.
Будучи правильно настроена (с учетом специфики работы предприятия), система «Эксперт»
позволяет:
увеличить скорость работы персонала за счет четкой
организации – в системе заранее определяется схема работы, в соответствии
с ней назначаются должности и права доступа, после чего каждый сотрудник
может выполнять только необходимые ему действия;
застраховаться от ошибок в вычислениях – система
автоматически рассчитывает сумму счета с учетом скидки или наценки, сумму
сдачи, стоимость временной услуги, с учетом различных прайс-листов;
сократить издержки на обучение новых сотрудников –
система имеет очень простой и наглядный цветной сенсорный интерфейс,
освоиться с которым практически сразу может даже человек, совершенно не
знакомый с компьютером;
сократить время общения между сотрудниками и избежать
проблем, связанных с отсутствием взаимопонимания между сотрудниками
("я не слышал", "я не понял" и т.д.) – меню,
заложенное в системе предполагает наличие коротких названий блюд, которые
официанты видят на экране компьютера и используют в разговорах между собой
и записях, заказы поварам печатаются на принтерах, важные сообщения для
сотрудников отображаются на экранах терминалов;
быстро и четко определить виновного в сложившейся
спорной ситуации – за счет ведения полного протоколирования действий
есть возможность сразу выявить ошибку сотрудника и указать ему на нее.
Как видно, большинство этих
возможностей направлено на сокращение числа возможных ошибок персонала и
уменьшение временных затрат на действия, не связанные напрямую с обслуживанием
посетителей.
В результате – официанты смогут уделять больше внимания гостям, сократится
время выполнения заказов, уменьшится количество ошибок персонала.
Помощь в управлении предприятием
Система автоматизации ресторана «Эксперт» предоставляет возможность снятия
большого числа отчетов о работе предприятия, как оперативных, так и
статистических. Среди них:
Отчеты о выручке и себестоимости,
Отчеты по товародвижению, остаткам, запасам товаров,
Отчеты о продажах (марочные)
Отчеты о популярности блюд, специальных предложений,
залов и столиков,
Отчеты о статистике посещений,
Отчеты об отказах, удалениях и переносах,
Отчеты по постоянным посетителям
Все это позволяет управленческому
составу в оперативном режиме получать информацию о состоянии дел и вовремя
принимать необходимые решения.
Обеспечение сохранности и конфиденциальности данных
Сегодня все более важным становится аспект удаленного доступа к информации: в
частности это актуально для владельцев предприятий, тех, кто даже на отдыхе
хочет быть в курсе всего происходящего в ресторане. Современные технологии
передачи данных позволяют реализовать эти возможности, например посредством
Интернет: система автоматизации ресторана «Эксперт», например, позволяет
организовать полный доступ ко всем функциям из любой точки земного шара!
Разумеется, в этой связи становится крайне важным вопрос о защите от утечки,
искажении или утери информации.
В системе автоматизации ресторана «Эксперт» предусмотрена возможность защиты
данных о работе предприятия от взлома и утечки информации. Система защиты может
быть настроена в несколько уровней, первым из которых является защита данных и
программ паролями (система разграничения доступа). Среди прочих возможностей по
защите наличествуют:
Возможность хранения архивных данных на съемном
носителе,
Возможность быстрого удаления архивных данных
Возможность отключения накопления архивных данных
Заключение
Итак, мы осветили некоторые вопросы,
связанные с назначением систем автоматизации в ресторане. Конечно, все
описанные задачи каким-либо образом решаются в любой системе автоматизации, но
в отличие от прочих систем, «Эксперт» позволит Вам непосредственно
контролировать абсолютно все процессы работы Вашего предприятия, управлять ими,
и видоизменять практически без ограничений. Это достигается за счет
функциональной гибкости, присущей комплексу «Эксперт» и заложенной в
архитектуре. «Эксперт» не вынуждает Вас использовать те или иные средства
автоматизации, но предлагает широчайший выбор инструментов для реализации Ваших
идей.
На сегодняшний день более 5000
владельцев ресторанов, баров, кафе в Москве и других регионах остановили свой
выбор на комплексе автоматизации «Эксперт».
Более подробную информацию о системе
автоматизации ресторана «Эксперт» и компании Аверс Технолоджи вы можете узнать
на сайте http://www.averstech.ru
или позвонив нам по телефону +7 (495) 221-21-17.
